Что такое аутсорсинг?

В условиях высокой конкуренции на рынке и необходимости концентрации на профильных сферах деятельности, руководство предприятий часто сталкивается с дефицитом кадровых и финансовых ресурсов. Содержание в штате компании вспомогательных отделов сопряжено с рисками перерасхода бюджета.

В такой ситуации передача выполнения непрофильных функций сторонней организации – оптимальный выход из положения. Это помогает обеспечить эффективное распределение ресурсов. В этой статье расскажем об аутсорсинге простыми словами и о его особенностях.

В каждой компании рано или поздно встает вопрос об эффективном расходе своих ресурсов. Содержание штата сотрудников по сопутствующим процессам зачастую экономически нецелесообразно. Это влечет расходы, связанные с подбором кадров, их обучением, предоставлением социальных гарантий, оборудованием рабочих мест. Но есть выход – можно перепоручить исполнение ряда задач сторонней организации, т. е. «использовать внешние источники». В переводе на английский это называется аутсорсингом, что и отражает суть процесса.

Аутсорсинг решает несколько важных задач:

• компания перестает нести постоянные расходы на заработную плату, налоги и оснащение рабочих мест, востребованность которых не постоянна. Вместо этого она оплачивает выполнение конкретного объема услуг;
• руководитель освобождается от поиска, найма сотрудников по непрофильным для бизнеса направлениям;
• организация сосредоточена на своей сфере деятельности, не отвлекаясь от сопутствующие процессы;
• ответственность за качество и своевременность окончания работ, переданных сторонней организации, ложится на нее.

Наиболее распространенные направления для привлечения заштатных исполнителей:

• бухгалтерский учет/отчетность;
• IT-разработка/техническая поддержка;
• маркетинг, реклама;
• подбор персонала, кадровое делопроизводство;
• логистика, складские операции;
• юридическое сопровождение;
• клининговые услуги;
• работа call-центров;
• безопасность.

Аутсорсинговая схема актуальна для малых/средних предприятий, для которых содержание специалистов узкого профиля нерентабельно. Крупные корпорации также активно передают на сторону вспомогательные/непрофильные функции.

Принципиальное условие выбора функций для аутсорсинга – они не должны составлять ядро бизнеса. Производственное предприятие не делегирует основные производственные процессы, но может передать уборку цехов, логистику готовых товаров или ведение бухгалтерского учета.

Аутсорсинг и аутстаффинг – это разные модели взаимодействия между заказчиком и исполнителем.

В первом случае заказчик покупает услугу. Исполнитель организует рабочий процесс, распределяет ресурсы, несет ответственность за конечный продукт. Оплачивается достигнутый результат или согласованный объем работ.

При аутстаффинге заказчик получает в распоряжение конкретных специалистов (сотрудников организации-подрядчика). Они выполняют свои обязанности в интересах заказчика и под его непосредственным руководством. Оплачивается фактически отработанное сотрудниками время.

Резюмируем: разница аутсорсинга и аутстаффинга – в организации рабочего процесса. В первом случае наниматель взаимодействует с аутсорсинговой организацией. Во втором – заказчик управляет сотрудниками напрямую, но юридически они трудоустроены у другого работодателя. Подробнее об аутстаффинге можно узнать из другой статьи нашего блога.

Практический пример для наглядности: обращение к бухгалтерской фирме для ведения бух. отчетности – это аутсорсинговая схема, привлечение сотрудника из IT-компании для работы в офисе заказчика под его контролем на протяжении определенного периода – аутстаффинг.

Существует несколько вариантов делегирования рабочих функций. Они отличаются по сфере деятельности, месту работы, ее объему, продолжительности сотрудничества. Рассмотрим детальную классификацию.

При передаче функций по обеспечению предприятия рабочими кадрами аутсорсеру, заказчик получает сотрудников под свои конкретные задачи, но не оформляет их в свой штат. При этом работники числятся в компании-аутсорсере, который начисляет им зарплату, платит налоги, оформляет больничные/отпуска. Заказчик использует результаты труда сторонних сотрудников и платит за это подрядчику по договору.

Основные аспекты аутсорсинга персонала:

• работники юридически не являются сотрудниками предприятия, на котором трудятся. Они оформлены в компании подрядчика;
• исполнитель предоставляет нужное количество сотрудников, поэтому заказчику не нужно их искать;
• заказчик платит за отработанное работниками время или выполненный ими объем работ. Нет расходов на содержание персонала в периоды простоя;
• можно быстро увеличить или сократить количество сотрудников под текущие потребности. Например, нанять 50 человек на «горячий» сезон, а затем отказаться от их услуг;
• не нужно вести кадровый учет, табели, оформлять приказы, выплачивать социальные отчисления.

При делегировании функций сторонней организации ей передается и ответственность за их выполнение.

Зоны ответственности исполнителя аутсорсинга:

• оказание услуг согласно утвержденным стандартам/требованиям. Некачественный результат подлежит исправлению за свой счет;
• своевременное выполнение обязательств. Просрочка активирует штрафные санкции, предусмотренные договором;
• обеспечение защиты коммерческих, персональных и иных данных. Разглашение информации влечет юридическую/материальную ответственность;
• законность своих действий, их соответствие требованиям регулирующих органов;
• гарантия наличия необходимой квалификации у специалистов;
• ответственность за нанесение убытков.

Перечисленные виды ответственности сторон обеспечиваются следующими способами:

• договорным регулированием, т. е. посредством оформления и подписания договора. В нем фиксируются задачи аутсорсинга, сроки, стандарты качества, штрафные санкции, порядок возмещения убытков;
• страхованием ответственности подрядчика. Это гарантирует заказчику компенсацию убытков даже при финансовых проблемах у исполнителя.

Особые случаи ответственности:

• если подрядчик привлекает третьих лиц для выполнения части работ, он ответственен за их действия;
• при наступлении форс-мажора (обстоятельств непреодолимой силы, например, стихийных бедствий, военных действий, изменений законодательства) стороны освобождаются от ответственности за невыполнение обязательств на период его действия;
• в некоторых случаях, предусмотренных законом или договором, ответственность за результат несут заказчик и подрядчик солидарно. Например, при совместной разработке продукта.

Решение о переходе на аутсорсинг требует вдумчивого подхода. Этот вариант оптимален, когда выгоды перевешивают риски.

Критерии выбора компании для услуг аутсорсинга:

• репутация, опыт;
• наличие сертификатов, лицензий, специалистов высокой квалификации в штате;
• устойчивое финансовое состояние;
• прозрачность информации – подрядчик должен предоставить сведения о процессах, регламентах, персонале;
• технологическая оснащенность исполнителя;
• адекватное ценообразование;
• юридическая чистота (отсутствие судебных разбирательств, долгов, налоговых нарушений);
• согласие исполнителя на тестовый период/проект.

Чтобы сотрудничество сторон аутсорсинга было эффективным, в документе нужно прописать:

• предмет договора, объем услуг: их перечень, требования к качеству, результат;
• сроки/этапы сдачи работ;
• стоимость/график оплаты;
• порядок приемки работ;
• ответственность сторон, штрафные санкции за просрочку, некачественное выполнение услуг, нарушение установленных условий;
• положение о неразглашении коммерческой информации, защите персональных данных;
• порядок досрочного расторжения соглашения;
• возможность/невозможность для подрядчика привлекать субподрядчиков;
• переход права на интеллектуальную собственность (если услуги предполагают ее создание).

Выбор аутсорсинговой компании – сложное решение, поэтому нужно не допустить таких ошибок:

• ориентироваться на низкую цену. Экономия в краткосрочной перспективе часто оборачивается потерями из-за низкого качества, срывов сроков, скрытых доплат;
• пренебречь предварительной проверкой;
• не прописать все существенные моменты сотрудничества в официально оформленном договоре;
• приступить к реализации слишком большого объема на старте. Начинать лучше с пилотного проекта или ограниченного объема;
• не контролировать ход работы подрядчика.

Аутсорсинг – эффективный способ оптимизировать бизнес-процессы, снизить расходы, получить доступ к профессиональным компетенциям без расширения штата. Однако он требует взвешенного подхода: нужно правильно определить передаваемые функции, тщательно выбрать подрядчика, закрепить все условия в письменном договоре.